İyi Bir Kariyer İçin Zaman Yönetimi

Her insan hayatının bazı dönemlerinde zamanının yetmediğinden şikâyet etmiştir. Oysaki her insanın bir günde 24 saati, haftada ise 168 saati vardır.  Peki, nasıl oluyor da bazı insanlar zamanı mükemmel kullanıyorken bazı insanların zaman yönetimi tam tersi durumda. Yetiştiremediğiniz şeyler artıyor fakat yapılacaklar listenizdeki tikler azalıyorsa işte tam da dengeyi sağlamak için ihtiyacınız olan şey: ZAMAN YÖNETİMİ.

Hadi zaman yönetmeyi daha yakından inceleyelim.

Zaman Nedir?

Einstein’a göre zaman: Olayları oluşuna göre sıralayan ve olaylara anlam veren bir boyuttur. Zaman hayatımızın kendisidir. Toplanamaz, depolanamaz, tekrarlanamaz ve geri döndürülemezdir. Zaman gerçek, biyolojik, psikolojik ve yönetsel olmak üzere dörde ayrılır.

Zaman Yönetimi Nedir?

Zaman yönetimi; zamanı verimli bir şekilde kullanmak ve olayları öncelik sırasına koymayı başararak yapılacak ve yapılması gereken iş, sorumluluk ve kişisel hayattaki dengeyi sağlamak için en etkili yoldur.

Zaman alan Tuzaklara Dikkat!

Hepimizin 24 saati vardır. Peki, bu 24 saatin gerçekten hepsi size mi ait?

• Aşırı detaylarda takılı kalmak
• İşleri paylaştırmadan tek başına yapmak
• Önem sırası ve öncelik sırası belirlememek
• Gereksiz ziyaretçiler
• Hayır diyememek
• Kötü iletişim ağına sahip olmak
• Birden fazla işle uğraşmak
• Uygun olmayan iş ortamı
• Verimsiz ve çok çalışmak

Bu gibi zaman tuzakları zamanı etkili yönetmemizi engeller. Bu engelleri fark ederek olabildiğince ortadan kaldırmak yapmanız gereken ilk şey olabilir. Bu tuzakların her biri doğrudan veya dolaylı olarak zamanınızı çalar ayrıca veriminizi ve motivasyonunuzu düşürür.

Zamanı İyi Yönetmek İçin İpuçları

• Hedef ve hayallerinizi birbirinden ayırın. Gerçekçi hedefler zamanı etkili kullanmanızdaki ilk adımdır.
• Zaman tuzaklarını ortadan olabildiğince kaldırın.
• Önceliklerinizi fark edin ve önemsiz işleri başkalarına devredin.
• İşleri yapmak için önceden zaman sınırlaması belirleyin. Evet çalışmak çok güzel fakat kendinize ve ailenize de zaman ayırmanız gerektiğini unutmayın.
• Ara vermeyi unutmayın. Çoğu insan çalışmak ile verimli çalışmak arasındaki farkı bilir. Ara verdiğinizde beynininiz dinlenir ve bir sonraki işinize daha iyi odaklanırsınız.
• Sonra yaparım demeyin çünkü bugün dünün yarınıydı.
• Hayır demesini bilin. İnsanlara hayır diyemediğimiz için birçok şey yaparız ve zamanı etkili kullanamayız. Yapmak istemediğimiz şeylere hayır.
• İş yaparken konsantre olun. Böylelikle hem daha iyi çalışırsınız hem de daha az zaman kullanırsınız.
• Plan yapın. Gün içerisinde yapmanız gereken işler için yapılacaklar listeniz olsun.
• Teknolojinin sizi kullanmasına ve engellemesine izin vermeyin. Zamanı etkili kullanmanın önündeki önemlim engellerden biri teknolojidir. Hepimiz telefonda ve sosyal medya hesaplarımızda birçok saat harcıyoruz. Çalışırken telefonun dikkatinizi dağıtmasına izin vermeyin.

Zaman Yönetimi Teknikleri

Pomodoro Tekniği

Uygulaması oldukça basit bir yöntem olan, pomodoro tekniğinin ismi 90lı dönemlerde kullanılan domatese benzeyen zamanlayıcılardan geliyor.

Uygulamaya gelince zamanlayıcıyı 25 dakikaya ayarladıktan sonra çalışmaya başlıyoruz. Belirlenen 25 dakikanın sona ermesiyle 5 dakikalık kısa bir mola veriliyoruz. Toplamda harcanan bu 30 dakikalık süreye 1 Pomodoro deniyor. Yapılacak işin yoğunluğuna göre arka arkaya 4 Pomodoro yapılabiliyor. Her 4 Pomodoro sonrasında ise 20-30 dakikalık daha uzun bir mola verilmesi konsantre olmayı ve etkin çalışmayı sağlıyor.

Mühendis Bir Dehadan: Kanban Tekniği

1940’larda Toyota fabrikasında çalışan bir mühendis tarafından geliştirilen  Kanban Tekniği, aynı zamanda Japonların sık sık kullandığı bir zaman yönetim tekniği.

Bu yöntemin uygulamasında 3 ana başlık bulunuyor ve işlerimizi burada kategorize etmemiz gerekiyor. Bunu yaparken;

İlk olarak “Yapılacaklar” başlığı oluşturuyoruz ve altına maddeler halinde yapılacak işleri sıralıyoruz.

İkinci bölümde, şu an yapmakta olduğumuz işler “Yapıyor Olduklarım” başlığı altında maddeler halinde yazıyoruz. Daha önce “Yapılacaklar” bölümünde yer alan ve şu an yapılmaya başlanan işler de bu başlık altına kaydediliyor.

Son başlık ise bitirilen işlerin toplandığı bölüm. “Yapıyor Olduklarım” bölümündeki işleri bitirdiğimiz zaman onları bu başlık altına yazılıyoruz. Buradaki amaç; bitirilmiş işleri görmemizi sağlayarak, diğer işlerin bitirilmesi için bizi motive etmek.

ABD Başkanından İlham Alın: Eisenhower Matrisi

Eisenhower Matrisi, eski ABD başkanı Dwigh David Eisenhower’ın geliştirdiği bir etkili zaman yönetim biçimi. Eisenhower Matrisi, yapılması gereken işleri “Acil”, “Acil değil” ve “Önemli”, “Önemli değil” şeklinde 4 kısma ayırıyoruz. Yani öncelik sıralaması yapıyoruz.

Acil ve Önemli: Öncelikli olarak yapmamız gereken, bitiş süresi yaklaşmış veya ertelenemeyecek olan işleri ifade ediyor.

Acil Değil ve Önemli: Uzun vadede yapılması gereken önemli işleri belirtmek için kullanılıyor. Hemen yapılması gerekli olmayan, fakat belirli bir süre içinde yapılması şart olan işlerimizi belirtiyor.

Acil ama Önemsiz: Sizin belirlemediğiniz şekilde ortaya çıkan planlanmamış işleri belirtiyor. Aniden gelen acil e-mailleri, telefonları buna örnek olarak verebiliriz.

Acil Değil ve Önemsiz: Yapmamız gereken, yaparsanız aradan çıkacak ama yapmazsanız da bir şey kaybettirmeyecek işler bu kısımda yer alıyor.

 

Unutmayın ünlü iş insanı Henry Ford’a göre “Eğer küçük parçalara ayırırsanız hiçbir iş zor değildir.” ve hepimiz için geri dönülemez bir kaynak olan zamanı etkili yönetmek kendinize verebileceğiniz en güzel hediyelerdendir. Bir sonraki yazıda görüşmek üzere…

Celile AYDOĞDU

İlginizi Çekebilir:
Öfkenizi Kontrol Etmenizi Sağlayacak 5 Tavsiye
Hatadan Ders Almak İçin Gereken 5 Adım
Stresle Başa Çıkma Yöntemleri